Alles unter einem Hut -Produktivität

Produktivität im Arbeitsalltag eines Start-ups oder „Wie hole das Beste aus mir und meinem Team heraus?“

Wie ihr wisst, teilt sich mein berufliches Dasein in zwei Bereiche auf – die Arbeit über den Wolken und die Arbeit für mein eigenes Unternehmen JOVENTOUR. Während mir beim Fliegen ein sehr geregelter Arbeitsalltag vorgegeben wird, bin ich bei JOVENTOUR selbst für meine Arbeitseinteilung und die meiner Mitarbeiter verantwortlich. Um meinen Kunden das bestmögliche Erlebnis bieten zu können, muss ich dafür sorgen, dass alles reibungslos funktioniert.

Produktivität und Effektivität im Alltag sind für mich ein Muss, vor allem, da ich nicht immer so Zeit für meine Firma habe, wie es mir passt. Zwischendurch bin ich auch einfach mal nicht erreichbar, denn wenn ich fliege, habe ich andere Aufgaben und kann nicht mal eben ans Telefon gehen. Die Firma muss dann laufen. DIE Lösung schlechthin habe ich nicht. Ich nutze auch keine besondere Methode, sondern arbeite eher nach dem „Learning by Doing“ – Prinzip.

Aber natürlich brauche ich bei JOVENTOUR bestimmte Rahmenbedingungen und diese habe ich mal zusammengefasst.

Freiheit und Flexibilität

Zu meinem Alltag gehört sehr viel Disziplin. Das bedeutet jedoch nicht, dass ich zwingend den ganzen Tag an meinen Schreibtisch gefesselt sein muss, um produktiv zu sein. Aber das ist leider nach wie vor eine Einstellung, die viele Unternehmen in Deutschland noch sehr stark pflegen. Präsenz.

Für bestimmte Aufgaben ist dies auch absolut richtig. Und es fördert auch den Teamspirit, wenn man gemeinsam in einem Büro auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet. Aber ich glaube nicht daran, dass man nur produktiv arbeiten kann, wenn man 8 Stunden an seinem Schreibtisch sitzt und Dinge abarbeitet. Denn nur weil der Körper im Büro ist, heißt es nicht automatisch, dass der Geist auch anwesend ist.

Für mich steht ganz eindeutig die Ergebnisorientierung im Mittelpunkt. Die pünktliche Erledigung der Aufgaben ist hierbei wichtiger als die Anwesenheitszeit. Ein ganz wichtiges Thema dabei ist Vertrauen.

Das JOVENTOUR Team ist klein, aber ich vertraue jedem meiner Teammitglieder und daher lasse ich ihnen auch Freiheiten – genauso wie mir selbst. Wenn jedes Teammitglied seine Aufgabe hat, erwarte ich, dass er oder sie diese auch erledigt: Bestmöglich und innerhalb der gesetzten Frist. Beim „Wie“ lasse ich jedem Spielraum und stehe für Fragen oder auch Ideen zur Verfügung. Jeder arbeitet schließlich auf seine Weise am besten und das versuche ich aktiv zu fördern. Nur bei administrativen Themen kann und darf ich diese Freiheit nicht geben, denn auf Rechnungen steht schließlich nicht drauf: Bitte zahlen, wenn Sie gerade Zeit haben.

Arbeitsumfeld und neue Medien

Zu einem flexiblen Arbeiten gehören auch das entsprechende Arbeitsumfeld und die entsprechende Kommunikation innerhalb des Teams. Ersteres spielt auf jeden Fall in die bereits genannten Punkte mit ein. Es gibt bestimmte Anwesenheitszeiten im JOVENTOUR Büro, aber darüber hinaus auch eine flexible Komponente. Vor allem für operative Themen rund um die Reisebuchung, Auftragserstellung oder auch administrative Themen wie unsere Buchhaltung lässt es sich im Büro am einfachsten bearbeiten.

Social Media Aktionen können aber auch von extern geplant und umgesetzt werden. Die neuen Medien machen es möglich. Mein Team und ich haben beispielsweise auch eine WhatsApp-Gruppe. Hier stimmen wir uns ab, wer den neuesten Post bei Facebook live stellt oder aber auch, wer als letztes im Büro ist und beim Gehen das Licht ausmacht. Auch in Notfällen kommunizieren wir über diesen Kanal, denn er ist schnell und machen wir uns nichts vor: Es nutzt doch eh fast jeder WhattsApp.

Funktionalität vor Schönheit

Ein klassisches Beispiel für dieses Thema sind unser Webauftritt und unsere Social Media Aktivitiäten. Die Website habe ich selbst erstellt und pflege diese auch. Für die grafische Untermalung nutzen wir einfache Tools, die wir kostenfrei nutzen können. Ich bin mir sicher, dass unsere Website NOCH schöner sein könnte, aber das Budget gibt mir ein gewisses Limit und innerhalb dieses Limits hole ich das bestmögliche raus.

Bei Facebook zum Beispiel hat JOVENTOUR aktuell etwa 900 Follower. Das ist gut, aber auch keine Masse. Mir ist es wichtig, dass wir regelmäßig eine spannende Story posten, damit wir organisch wachsen können. Ich kaufe mir keine Fans ein. Aber auch hier sollte der Aufwand realistisch bleiben. Ich kann es mir (noch) nicht leisten, stundenlang für eine Aktion aufzuwenden, die passenden Motive so zurechtbasteln, dass sie genau mit dem Text zusammenpassen, den ich mir überlegt habe. Wenn es nur das zweitbeste Motiv ist, aber dieses schnell gefunden ist und thematisch passt – dann ist es das. Zeit ist für ein kleines Unternehmen wie JOVENTOUR wirklich Geld. Wenn wir mal so gewachsen sind, dass ich es mir leiste kann, zu experimentieren – dann kann ich das auch tun.

Grundsätzlich ist Produktivität im Alltag für mich ein wichtiges Thema. Nichts ist schlimmer, als in den Tag hineinzuarbeiten und am Ende das Gefühl zu haben „Ich habe nichts so richtig geschafft.“ Aber ich weiß, dass ich hier auf jeden Fall noch Optimierungspotential habe. Da meine Firma sich jedoch exakt nach Businessplan entwickelt, kann mein Ansatz auf jeden Fall nicht ganz verkehrt sein.

Mit diesem Artikel nehme ich an der Blogparade von sevDesk teil. JOVENTOUR nutzt das Buchunghaltungstool seit 2 Jahren und im Grossen und Ganzen sind wir zufrieden mit dem Tool. Es gibt einige kleine Verbesserungsmöglichkeiten, aber das Team entwickelt auch immer stätig.

Foto ©startupstockphotos.com / pexels.com

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